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內(nèi)審員,真不是你想象的那么簡單!

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2021-04-26
核心提示:很多企業(yè)的內(nèi)審過程滿足“符合性”的多,滿足“有效性”的少。所以很多人錯(cuò)誤地認(rèn)為內(nèi)審員只要有張證書就萬事大吉了,進(jìn)而忽略了內(nèi)審員真正能力的評(píng)估和培養(yǎng)。 內(nèi)部審核就是企業(yè)管理者的“眼睛”,在發(fā)現(xiàn)問題、尋找改進(jìn)機(jī)會(huì)、防止問題重復(fù)發(fā)生和持續(xù)成功方面,發(fā)揮著積極的監(jiān)視和督促作用,同時(shí)以PDCA循環(huán),防患于未然和循序漸進(jìn),不斷提升企業(yè)的質(zhì)量管理水平,由此可見內(nèi)部審核非常重要!
 一、正確認(rèn)識(shí)內(nèi)審工作的重要性

產(chǎn)品質(zhì)量是設(shè)計(jì)和制造出來的,由過程決定的,它包括工作質(zhì)量(研產(chǎn)銷各階段輸入輸出的正確性,尤其是產(chǎn)品規(guī)劃和立項(xiàng)工作的前瞻性和正確性)、設(shè)計(jì)質(zhì)量(設(shè)計(jì)成熟度;標(biāo)準(zhǔn)化通用化覆蓋率,達(dá)標(biāo)率。)、部品質(zhì)量(部品的可靠性,不良率)、工藝質(zhì)量(制造的工藝水平,直通率)。


這一切工作是由質(zhì)量管理體系來保證的,內(nèi)部審核是質(zhì)量管理體系的需要,是體系有效保持的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和有效手段,更是持續(xù)改進(jìn)的源泉。


內(nèi)部審核的目的是進(jìn)行質(zhì)量管理體系的自我評(píng)價(jià),審核的結(jié)論一般用于管理評(píng)審和其他內(nèi)部判斷、決策等目的,也可作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)。


可以毫不夸張地說,內(nèi)部審核就是企業(yè)管理者的“眼睛”,在發(fā)現(xiàn)問題、尋找改進(jìn)機(jī)會(huì)、防止問題重復(fù)發(fā)生和持續(xù)成功方面發(fā)揮著積極的監(jiān)視和督促作用,同時(shí)以PDCA循環(huán),防患于未然和循序漸進(jìn),不斷提升企業(yè)的質(zhì)量管理水平,由此可見內(nèi)部審核有多么重要。


 

二、內(nèi)審員在企業(yè)中的重要作用


內(nèi)審員在內(nèi)部審核中具有關(guān)鍵作用,作為最高管理層必須充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。內(nèi)審員的標(biāo)準(zhǔn)其實(shí)不亞于外審員,甚至比外審員要求更高,他們是推動(dòng)企業(yè)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行和保持的源泉。


內(nèi)部審核的成功,很大程度上取決于內(nèi)審員是否能正確理解過程方法,是否能準(zhǔn)確把握標(biāo)準(zhǔn)要求,是否具有發(fā)現(xiàn)問題的能力,這些都來源于優(yōu)秀內(nèi)審員豐富的工作經(jīng)歷、專業(yè)知識(shí)和人格魅力。

 

對(duì)于大量中小型企業(yè)來說,它們通常委派企業(yè)中某個(gè)具體部門的負(fù)責(zé)人或工作人員參加培訓(xùn)以獲得內(nèi)審員資格,使管理的部門日常工作符合管理體系的要求,在需要內(nèi)審時(shí)參加內(nèi)審組執(zhí)行內(nèi)審工作。


可想而知,在日常的產(chǎn)供銷活動(dòng)中自覺按照質(zhì)量管理體系的要求來做,企業(yè)的質(zhì)量管理也就會(huì)有章可循、工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化,任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)異常也就很容易被發(fā)現(xiàn),從而及時(shí)采取糾正措施。


內(nèi)審員在質(zhì)量管理體系中的重要作用有以下幾點(diǎn):

1.對(duì)質(zhì)量管理體系的運(yùn)行起監(jiān)督作用。通過內(nèi)審活動(dòng)監(jiān)控體系的運(yùn)行,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。

2.對(duì)質(zhì)量管理體系的保持與改進(jìn)起參謀作用。針對(duì)所發(fā)現(xiàn)的某些不符合項(xiàng)可以提出有針對(duì)性的糾正措施建議。

3.在質(zhì)量管理方面起溝通和紐帶作用。在日常的審核中通過與廣大員工的接觸與交流,可以傳達(dá)管理層的質(zhì)量方面的政策和意圖,可以把員工對(duì)質(zhì)量管理方面的意見建議向管理層反映。

4.在第二、三方審核中起到內(nèi)部與外部接口作用。通常是通過內(nèi)審員擔(dān)任外部審核的向?qū)Щ蛴^察員角色,一方面是提升自己審核能力,一方面是向?qū)Ψ浇榻B公司的實(shí)際情況。

5.在質(zhì)量管理體系的有效實(shí)施方面起帶頭作用。利用內(nèi)審員對(duì)質(zhì)量管理體系理解透徹的優(yōu)勢,在日常工作中帶頭認(rèn)真執(zhí)行和貫徹有關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度,身體力行的影響周圍的員工。

 

三、對(duì)內(nèi)審員的能力要求


內(nèi)審是由組織的內(nèi)審員實(shí)施的,內(nèi)審員能力直接影響了審核的有效性,因此針對(duì)內(nèi)審員的能力的要求,有如下要點(diǎn):


1.建立文件化過程

組織必須建立一個(gè)有關(guān)內(nèi)審員能力培養(yǎng)及資格認(rèn)可的過程,這個(gè)過程從從屬關(guān)系上講,可以包括在人力資源管理過程、培訓(xùn)過程,或者直接包含在內(nèi)審過程都可以,這個(gè)可以由組織自行定義。并且這個(gè)過程要有相關(guān)程序文件(二級(jí))或管理辦法/制度(三級(jí))來進(jìn)行書面化定義。也就是說,我們可以直接在相關(guān)程序文件中體現(xiàn),也可以單獨(dú)建立一個(gè)諸如《內(nèi)部審核員管理辦法》這樣的文件來規(guī)范對(duì)內(nèi)部審核員的培養(yǎng)及資格認(rèn)可。


2.期望的要求明顯提高

標(biāo)準(zhǔn)要求“有關(guān)審核員能力的其他要求,參考ISO19011。這實(shí)際上是在引導(dǎo)企業(yè)參照第三方審核員的標(biāo)準(zhǔn)培養(yǎng)內(nèi)審員,包括審核員的基本資格(教育背景、經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)等)、通用知識(shí)及專業(yè)知識(shí)的要求等。


3.內(nèi)審員必須具備的能力要求

現(xiàn)在有很多的企業(yè)錯(cuò)誤的認(rèn)為,只要讓原來的內(nèi)審員參加一下新版標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn),拿到一個(gè)內(nèi)審員證書就是合格內(nèi)審員了,這是非常錯(cuò)誤的認(rèn)知。

過去我們總是輕視過程及產(chǎn)品審核員的能力要求,現(xiàn)在來看,其實(shí)對(duì)過程及產(chǎn)品審核員的能力要求更高了。

 

4.資格維持

新版標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)內(nèi)審員的資格與能力要予以維持和持續(xù)提升,不能一證管終身。

首先,組織必須規(guī)定內(nèi)審員每年至少要參加的內(nèi)審次數(shù),避免只有資格但不參加審核的情況。

其次,內(nèi)審員的知識(shí)要持續(xù)更新,比如2019年新版FMEA發(fā)布,那內(nèi)審員需要更新相關(guān)知識(shí)。其它內(nèi)外部知識(shí)發(fā)生改變了,內(nèi)審員的知識(shí)同樣需要更新,這些都需要我們?cè)谖募屑右远x和描述。


 

四、如何有效開展審核


什么是審核的有效性?審核的有效性不等于體系運(yùn)行有效性的全部。成功的審核是客觀公正地進(jìn)行審核發(fā)現(xiàn),并有效地利用審核發(fā)現(xiàn)不斷地改進(jìn)體系和運(yùn)行的績效。

無論是內(nèi)審員還是外審員,都建議收藏學(xué)習(xí)本文。

 


1.有效開展審核的2個(gè)條件

第1條:你對(duì)所審核領(lǐng)域的專業(yè)活動(dòng)是明白的。  

  • 如果對(duì)你所審核的活動(dòng)、過程、產(chǎn)品或服務(wù)一無所知,提供再詳細(xì)的檢查表也無法提高審核有效性,因?yàn)槟愠苏罩鴻z查表念問題不敢有任何延伸的提問,因合格的審核員應(yīng)對(duì)即將審核的領(lǐng)域應(yīng)熟悉了解。

第2條:你已是一個(gè)成熟的審核員(至少不是一個(gè)吹毛求疵的人)

  • 不吹毛求疵,絕不是說審核走過場、差不多就行了的觀點(diǎn)。而是要始終堅(jiān)持“有效性”的審核觀念。

     

  • 例如,對(duì)于ISO9001的內(nèi)審,某工位未制定作業(yè)指導(dǎo)書,就以此開不符合項(xiàng)就有些牽強(qiáng)。應(yīng)基于風(fēng)險(xiǎn)的思維繼續(xù)審核以確認(rèn)以下問題:

    ①該工序是否簡單?

    ②是否是非重要工序?

    ③員工是否清楚如何操作?

    ④該工序是否從未出現(xiàn)過質(zhì)量問題(可查詢制程異常清單等)。

     

  • 如果以上4個(gè)問題的答案均為“是”,則不建議開不符合項(xiàng)。別擔(dān)心不妥,對(duì)于只有1~2個(gè)步驟的簡單工序,就算編一個(gè)文件掛在那里,也不見得能提高什么,而且還會(huì)讓被審核方認(rèn)為你是一個(gè)過于較真的人。

     

  • 但對(duì)于使用”已過校準(zhǔn)有效期“的量具檢驗(yàn)產(chǎn)品是一定要開不符合項(xiàng)的,這就存在將潛在的不合格產(chǎn)品交付給客戶的風(fēng)險(xiǎn)。如果抽到的所有量具過期或未校準(zhǔn),那就是嚴(yán)重的不符合項(xiàng)了。

     


   2.有效開展審核的步驟

 

審核策劃


 

過程的順序;

關(guān)鍵點(diǎn)的關(guān)注;

時(shí)間的有效分配;

合理的人員配置(獨(dú)立性和專業(yè)性的要求);

審核時(shí)機(jī)的確定和把握。

 

應(yīng)該注意的事


 

策劃的結(jié)果事先應(yīng)通知受審核方,不要造成突然襲擊;

允許別人作充分的準(zhǔn)備;

不要嚴(yán)重干擾別人的正常業(yè)務(wù)作業(yè),審核時(shí)間應(yīng)可以協(xié)商并可調(diào)整。

 

檢查表是重要的,但不一定是詳細(xì)的


 

可以幫助你把握節(jié)奏,體現(xiàn)你的重點(diǎn)關(guān)注;

內(nèi)容表達(dá)可僅是提示性的,詳略取決于你的經(jīng)驗(yàn);

不能照本宣科,提問應(yīng)講究技巧;

內(nèi)審應(yīng)可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時(shí));

檢查表應(yīng)是審核記錄的一種。

 

構(gòu)思檢查表的三個(gè)要點(diǎn)


 

日常工作是如何處理的;

當(dāng)某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時(shí)/體系是否還工作;

當(dāng)出現(xiàn)危機(jī)時(shí)/事物是否仍在控制下

 

進(jìn)入現(xiàn)場前內(nèi)部的充分協(xié)商是必要的


 

目的是溝通審核意圖和協(xié)調(diào)審核步驟;

同時(shí)進(jìn)一步明確審核中的重點(diǎn)關(guān)注;

相互提醒審核中應(yīng)特別注意的事項(xiàng)。

審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處;

因而與人打交道得十分小心;

不能讓對(duì)方反感而導(dǎo)致你審核的失敗;

記住:千萬不能把審核做成是審查(找麻煩)。

 

有效的工作方式


 

聽:聆聽、傾聽,聽你所關(guān)心的;

看:敏銳、敏感,絲絲縷縷中看出問題的真相;

查:學(xué)會(huì)抽樣查看,學(xué)會(huì)證實(shí);

問:不脫離你的主題,詢問你所關(guān)心的事。

記錄:是不可缺少的,尤其是對(duì)問題點(diǎn)應(yīng)予詳細(xì)的記錄。

 

有效的審核順序


交談——提問

描述——聽取

文件——依據(jù)

證明——有效證據(jù)

 

現(xiàn)場審核中導(dǎo)致失敗的情況


同仁面前舉止過于刻板,讓人不自在;

沒有以平常心進(jìn)行有效溝通,以為高人一等;

提問缺乏技巧,讓人可用簡單的YES或NO回答之;

缺乏自信心,不能涉及別人工作的核心問題;

不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法,一味只查資料做記錄;

不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;

做和事佬去介入別人的事務(wù)紛爭;

滔滔不絕說教,讓人家以為你是一名牧師;

審核組內(nèi)不能按分工有效協(xié)調(diào),各行其是。

 

高層審核是個(gè)難題


職位上本身就高過你,你有一種敬畏的感覺;

知識(shí)水平上可能比你高;

看問題的層次和深度可能和你不一樣;

但也不排除有低水平、低認(rèn)識(shí)的人。

 

但它卻是關(guān)鍵的一步,需要你


事先做充分的準(zhǔn)備;

標(biāo)準(zhǔn)和文件是你的依據(jù);

應(yīng)該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;

學(xué)會(huì)用經(jīng)濟(jì)語言,而避免用生硬的名詞、術(shù)語;

必須讓管理者體會(huì)到這樣的審核對(duì)推動(dòng)體系確實(shí)有益;

你需要是會(huì)溝通又有一定知識(shí)面的人

 

同級(jí)溝通也不輕松


坦誠心打動(dòng)人,千萬別讓人感覺來攪渾;

是完善體系,而不是給別人難看,所以應(yīng)換位思考,體諒別人的難處;

對(duì)發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)幫助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;

以事論事,別扯入人際關(guān)系;

失誤人人都有,千萬不要落井下石,更不可打小報(bào)告穿小鞋;

當(dāng)你犯錯(cuò)時(shí),道歉是必須的;

總之,友好的氣氛是成功審核的基礎(chǔ)。

 

與作業(yè)層人員溝通應(yīng)注意


禮貌待人更顯需要;

現(xiàn)場中作業(yè)人員是忙碌的,應(yīng)而不宜花很長的時(shí)間;

要用聽得懂的語言;

不能要求工人背出文件要求;

對(duì)操作過程的觀察可代替詢問工人對(duì)文件的理解;

交談時(shí)避免打斷說話或反駁,對(duì)誤解要有耐心;

不能當(dāng)著工人面前做記錄。

 

現(xiàn)場審核中要有深度


前后左右審核思路應(yīng)能貫穿;

抽查可以某個(gè)產(chǎn)品形成的個(gè)案層層展開(從訂單-設(shè)計(jì)-采購-生產(chǎn)-包裝-交付-服務(wù));

必須關(guān)注產(chǎn)品形成過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),并以足夠的專業(yè)能力作支持;

法律、法規(guī)有規(guī)定的應(yīng)予重點(diǎn)關(guān)注;

體系的信心支撐來自于自我完善,這一點(diǎn)各部門均予以強(qiáng)化關(guān)注;

對(duì)組織內(nèi)已知的問題點(diǎn)應(yīng)予以重點(diǎn)審核;

管理中的難點(diǎn)、重點(diǎn),應(yīng)有足夠的經(jīng)驗(yàn)去識(shí)別和判斷;

對(duì)發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。

 

證實(shí)是重要的一環(huán)


不能道聽途說;

無錯(cuò)聲明應(yīng)進(jìn)一步確認(rèn);

責(zé)任范圍內(nèi)的有錯(cuò)聲明是證據(jù)。

 

審核發(fā)現(xiàn)的形成應(yīng)抓大放小


不要吹毛求疵,應(yīng)該懂得持續(xù)改進(jìn),小事以提醒的方式告之;

要抓住體系中的大缺失,以幫助別人能改進(jìn)后有所提高;

對(duì)重復(fù)性發(fā)生的小問題,應(yīng)該當(dāng)作系統(tǒng)問題提出,這不能因小而放。

 

審核發(fā)現(xiàn)記錄和報(bào)告


記錄應(yīng)該是可追溯即可重查;

報(bào)告不能有數(shù)量限制,否則不能對(duì)體系做完整判斷;

不要害怕讓審核機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)內(nèi)審的全部,糾正措施才是至關(guān)重要的;

形成的報(bào)告因得到受審核部門的確認(rèn)。

 

不合格報(bào)告三要素


標(biāo)準(zhǔn)的要求;

體系文件的要求;

上次審核中集中的問題點(diǎn);

管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn);

已知該部曾發(fā)生過的管理問題。

 

審核的第一步你應(yīng)該先收集


 

不合格報(bào)告撰寫要求


正確性;

完整性;

清楚;

簡潔。

 

糾正措施內(nèi)審的根本落腳點(diǎn)


原因分析很重要,根本原因須找到;

分清糾正和糾正措施的區(qū)別;

受審方是糾正措施的主導(dǎo)者,但內(nèi)審員應(yīng)該是輔導(dǎo)員;

限時(shí)檢查(驗(yàn)證)是關(guān)鍵。

 

評(píng)價(jià)審核能力和績效很必須


為下次審核提供改進(jìn)的基礎(chǔ);

促使內(nèi)審員不斷地提高水平練內(nèi)功;

使受審核方有一個(gè)良好的感受,提高對(duì)內(nèi)審的內(nèi)心贊成度;

體系審核真正做到審核增值。


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編輯:songjiajie2010

 
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