歲末，每個辦公室都少不了上報一些報表什么的，年年如此。故如何高效率地、正確地輸入變成了大家追求的目標(biāo)。在一些表格的項目中一定會有非此即彼的輸入項，如果將這些項目設(shè)計成下拉列表就會大大提高輸入的速度和正確性，今天筆者就和大家一起來探討一下這方面的技巧。


　　一、 在Word中設(shè)置“下拉型窗體域”，實現(xiàn)表格的選擇性錄入方式


　　在這里我們還是舉個例子來說明我們的設(shè)計思路吧！ 比如，要上報一份“2003年計算中心上機(jī)情況統(tǒng)計表”，在這個表格中如職稱、上機(jī)課程等幾項是要反復(fù)重復(fù)輸入的，那不妨將它設(shè)置成選擇性下拉列表式輸入方式，只要一點單元格，就會出現(xiàn)一個下拉列表，在列表中選擇要輸入的項就可以了。如圖1所示為此表的一部分。

圖1 2003年計算機(jī)中心上機(jī)情況匯總表

　　要實現(xiàn)上面如圖所示的效果需要進(jìn)行如下設(shè)置。

　　第一步：設(shè)計表格

　　先打開一個Word 文檔，在其中根據(jù)需要先設(shè)計好表格。可以先將一些不能用下拉輸入的單元格先行輸入。

　　第二步：插入下拉型窗體域

　　下拉型窗體域是比較常用的窗體域類型。這種類型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場合。我們設(shè)計的這個表格，在“職稱、上機(jī)課程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗體域，用戶在填寫表單時可以直接點擊鼠標(biāo)選定，不必進(jìn)行輸入，省去了重復(fù)輸入的麻煩。

　　具體方法：將鼠標(biāo)移到指定位置，比如上機(jī)課程下面的單元格，點“視圖→工具欄→窗體”，彈出“窗體”工具欄，點“下拉型窗體域”按鈕，如圖2所示。

圖2 窗體工具欄

　　窗體域插入后，單元格中會顯示出一個帶有灰色陰影的小方塊(在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會顯示陰影)。窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，并不會被打印出來。雙擊插入的窗體域，系統(tǒng)彈出“下拉型窗體域選項”對話框。在“下拉項”的框格內(nèi)添加下拉菜單中的選項。添加的步驟是：首先在“下拉項”項目中輸入需要添加的第一個列表項，并單擊“添加”按鈕（或按回車鍵），然后依次輸入其余列表項。所有列表項添加完畢后，可以通過向上↑、向下↓這2個“移動”按鈕改變列表項的排列順序。選中“啟用下拉列表”項，點“確定”按鈕即可，如圖3所示。

　　這樣一個單元格的下拉型窗體域就設(shè)置好了，下面的單元格就可以采用復(fù)制、粘貼的方法來完成。依次類推，完成其他項的域插入工作。

　　第三步：保護(hù)窗體

　　下拉型窗體域插入完成之后，單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護(hù)窗體”按鈕，這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其他地方都無法進(jìn)行修改。此時用鼠標(biāo)單擊任一窗體域單元格，在單元格的右側(cè)會出現(xiàn)一個下拉三角圖標(biāo)，點擊該圖標(biāo)會彈出下拉列表，在其中選擇即可。全部選擇好后，再點“保護(hù)窗體”按鈕即可解除鎖定。


　　二、在Excel中設(shè)置“有效性”，實現(xiàn)表格的選擇性錄入方式


　　還是上面列舉的那個例子吧。在Excel 中可不能在玩兒窗體域了，得換個方法才行。

圖3設(shè)計下拉項

圖4 設(shè)計表格大體輪廓

　　先在Excel工作表中設(shè)計好表格的大體輪廓，再在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容；選定要使用選擇性輸入的區(qū)域，如圖4所示。

　　再點“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，在“數(shù)據(jù)有效性”窗體中的選“設(shè)置”選項卡，在“允許”欄中選擇“序列”；在“來源”欄中輸入序列來源的單元格絕對地址或點“來源”欄中右側(cè)的隱藏窗體按鈕，再用鼠標(biāo)選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容單元格，最后單擊“確定”返回，如圖5所示。

圖5 數(shù)據(jù)來源設(shè)置

　　此時只要用鼠標(biāo)點中區(qū)域中的任一單元格，都會在單元格的旁邊出現(xiàn)一個下拉箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設(shè)置序列，我們只要從中單擊所需的項目即可完成錄入，如圖6所示。

圖6 項目錄入

　　上面說到的兩種在Word和Excel中實現(xiàn)選擇性錄入的方法是不是省事多了？快試試吧