Word的批注功能非常強大，特別是文檔必須由多個用戶協(xié)作完成時，或者文檔必須經(jīng)過編輯→審閱→再修改→審閱等多道工序時，充分運用Word的批注功能更是帶來許多方便。另一方面，當(dāng)文檔的最終版本定稿之后，我們往往要清除所有的批注。清除批注較簡單的辦法是使用Word的查找/替換功能，步驟如下：

　�、� 點擊“格式”工具欄上的“隱藏/顯示”按鈕，顯示出隱藏的文字。或者，選擇Word菜單“工具”→“選項”，進入“視圖”選項卡，選中“格式標(biāo)記”下面的“隱藏文字”或“全部”選項。

　�、� 按Ctrl+H鍵，顯示出查找和替換對話框的“替換”選項卡。

　　㈢ 在“查找內(nèi)容”一欄輸入“^a”（不含引號），表示要查找批注引用標(biāo)記。

　�、� 保持“替換為”輸入框空白。

　�、� 點擊“全部替換”按鈕，如圖一。

圖一

　　在Word 97/2000中，上述操作通常已經(jīng)足以清除所有的批注了。但對于Word 2002，這種辦法無效，因為Word 2002不再支持“^a”這個標(biāo)記。不過不必擔(dān)心，Word 2002還有更簡單的辦法，操作步驟如下：

　　　▲　確保“審閱”工具欄已經(jīng)顯示。如果沒有，則選擇菜單“視圖”→“工具欄”→“審閱”。

　　　▲　點擊“審閱”工具欄上“拒絕所選修訂”旁邊的向下的三角，Word顯示出一系列選項。

　　　▲　選擇“刪除文檔中的所有批注”，如圖二。

圖二

　　遺憾的是，有的文檔中批注很復(fù)雜，上面兩種辦法都不能徹底清除干凈所有的批注。特別地，如果你啟用了跟蹤文檔改動的功能，文檔已被審閱多次，部分批注已由跟蹤文檔改動功能記錄，部分批注卻沒有被跟蹤文檔改動功能記錄，這時要靠上面兩種辦法來徹底清除所有批注就更加困難了。如果你也偶爾遇到這個問題，或者經(jīng)常要徹底清除文檔的所有批注，那就應(yīng)該考慮用一個簡單的Word宏來清除文檔。

　　下面給出了兩個Word宏，兩者功能完全一樣，但代碼略有不同，適用的Word版本也不同。

　　第一個宏，適用于Word 97/2000/2002：

Sub RemoveComments1()

' 清除當(dāng)前文檔的所有批注

' ActiveDocument代表當(dāng)前活動的（正在查看的）文檔

' Comments是一個集合對象，其中包含文檔的所有批注

For Each cmt In ActiveDocument.Comments

' 對于Comments集合里面的每一個對象（即每一個批注）

' 執(zhí)行其Delete命令就可以把該對象代表的批注刪除

cmt.Delete

Next

End Sub

　　第二個宏僅適用于Word 2002：

Sub RemoveComments2()

' 執(zhí)行DeleteAllComments命令清除文檔的所有批注

ActiveDocument.DeleteAllComments

End Sub

　　不管是哪一個版本的Word，定義宏的步驟都差不多。以Word 2000為例，定義宏的步驟是：

　　1、按Alt+F11鍵打開Visual Basic編輯器。

　　2、輸入Word宏的內(nèi)容，如圖三。你可以根據(jù)自己的Word版本選用一個宏。

　　3、點擊Visual Basic編輯器工具欄上的“保存Norlmal”按鈕（圖標(biāo)為軟盤的按鈕）。

　　4、按Alt+F4關(guān)閉Visual Basic編輯器。

圖三

　　以后，你只要運行一下剛才創(chuàng)建的宏，就可以徹底清除Word文檔的批注。如果你經(jīng)常要運行這個宏，最好為它做一個工具欄按鈕。以Word 2002為例，具體步驟如下：

　　1、選擇菜單“工具”→“自定義”，轉(zhuǎn)到“命令”頁，如圖四。

圖四

　　2、在“類別”列表中選擇“宏”，在“命令”列表中選擇RemoveComments1（或者RemoveComments2）。

　　3、將RemoveComments1拖到工具欄的適當(dāng)位置，放開鼠標(biāo)鍵，工具欄上出現(xiàn)以宏的名字命名的按鈕。

　　4、右擊該按鈕（不要關(guān)閉圖四的“自定義”對話框），顯示出按鈕的定制菜單，如圖五。為該按鈕取一個適當(dāng)?shù)拿�字，例�?ldquo;刪除批注”，編輯好按鈕名字后按Enter鍵確認改名。如有必要，可以為該按鈕指定一個圖標(biāo)，然后將顯示方式改為“圖標(biāo)與文字”。

圖五

　　以后，只要點擊工具欄上的“刪除批注”按鈕，就可以立即徹底地清除當(dāng)前文檔中的所有批注，非常方便。