所有的準(zhǔn)備,都是為了更好取得更好的結(jié)果。
但是,并不是所有的準(zhǔn)備,都會(huì)有更好的結(jié)果的。策略很重要,但也不是很重要。條框是死的,人是活的。
一個(gè)教訓(xùn),不管你做了多少準(zhǔn)備,還是需要靈活、應(yīng)變。
一、迎審準(zhǔn)備
1、對(duì)認(rèn)證人員要熱情大方:
熱情、友好地詢問(wèn)認(rèn)證人員有沒(méi)有忌口,有沒(méi)有名字信仰,有沒(méi)有機(jī)會(huì)以便在安排上予以注意。
大方、說(shuō)話要注意禮貌,要尊敬長(zhǎng)者,要尊重婦女。
2、要選擇好安全衛(wèi)生路線
安全路線、根據(jù)企業(yè)特點(diǎn),給認(rèn)證人員佩戴勞保用品講解安全注意事項(xiàng)及應(yīng)急響應(yīng)程序,走不易發(fā)生事故(事件)的地點(diǎn),選擇不易發(fā)生事故(事件)的時(shí)間。
衛(wèi)生路線、在認(rèn)證人員必須走的路線、必須去的地方、視力所及的部位要徹底打掃衛(wèi)生并保持住。
3、要對(duì)相關(guān)方做出妥善安排
4、對(duì)本組織的人員要強(qiáng)調(diào)紀(jì)律
5、要注意現(xiàn)場(chǎng)人員的安排
6、在認(rèn)證前要統(tǒng)一文件的版本
二、開(kāi)好首次會(huì)議
1、與審核組商議參加人員范圍
2、首次會(huì)議由認(rèn)證機(jī)構(gòu)主持,并注意:
不喧賓奪主,安排好主賓席位;
不遲到,要提前10分鐘左右到場(chǎng);
“一把手”應(yīng)參加,如確實(shí)參加不了要加以說(shuō)明;
管理者代表不缺席
3、記錄參加會(huì)議的人員
4、明確認(rèn)證范圍
5、確認(rèn)手冊(cè)、程序、文件的有效版本
6、明確一旦發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不符合,立即告知管理者代表
7、確認(rèn)審核準(zhǔn)則
三、明確陪審人員及其責(zé)任
1、陪同人員的作用及注意事項(xiàng)
2、應(yīng)由被審核方確定
3、陪同人一般是企業(yè)貫徹推動(dòng)過(guò)程中的骨干;
對(duì)標(biāo)準(zhǔn)了解、掌握或精通的人員;
善于交往、應(yīng)變能力強(qiáng),能很快與審核人員溝通關(guān)系;
關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮作用,能控制自己;
要注意說(shuō)話的分寸,該說(shuō)的說(shuō)足,不該說(shuō)的不多說(shuō)一句。
4、只起向?qū)ё饔?/div>
5、能準(zhǔn)確確認(rèn)不符合項(xiàng)及性質(zhì)
6、切忌為被審核者報(bào)班代替回答問(wèn)題,可做必要的梯隊(duì),或運(yùn)用形體語(yǔ)言
7、與審核人員不宜當(dāng)面爭(zhēng)論,氣氛好時(shí)可恰當(dāng)解釋
8、切忌陪同人員與內(nèi)部人員之間爭(zhēng)論問(wèn)題
9、始終不宜離開(kāi)陪審現(xiàn)場(chǎng)
10、及時(shí)通知下一部門
11、找合適機(jī)會(huì),現(xiàn)實(shí)自己的水平對(duì)誤判,利用什么的機(jī)會(huì)現(xiàn)實(shí)水平;
解釋時(shí)多用標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言;
出現(xiàn)不符合時(shí)能立即確認(rèn),并表明所違背的標(biāo)準(zhǔn)條款,表現(xiàn)自己的水平;
12、找到合適的人來(lái)回答問(wèn)題
13、必要時(shí)用身體語(yǔ)言提示被問(wèn)審人員
四、迎審
1、人員安排
最高管理者準(zhǔn)備、方針、目標(biāo)、指標(biāo)的含義,制定過(guò)程;
貫徹標(biāo)準(zhǔn)的目的、意義以及如何策劃的,貫標(biāo)以來(lái)取得的成績(jī)以及須持續(xù)改進(jìn)的方面;
機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能分配、資源等是否充分和合理;
管理者代表、管理者代表的職責(zé)與權(quán)限;
方針、目標(biāo)如何使全體員工了解并貫徹執(zhí)行;
職責(zé)分配與組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的關(guān)系;
標(biāo)準(zhǔn)推行的過(guò)程;
標(biāo)準(zhǔn)建立、實(shí)施的步驟如何和最高管理者溝通。
各級(jí)管理人員、自己的工作內(nèi)同以及職責(zé);
部門工作與標(biāo)準(zhǔn)以及程序的關(guān)系;
如何貫徹方針、目標(biāo)和指標(biāo)。
2、回答問(wèn)題的技巧、能直接提供證據(jù)可不回答;
回答問(wèn)題的語(yǔ)言盡量簡(jiǎn)明;
盡可能多用標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言講話;
可以看文件、記錄回答問(wèn)題;
與自己無(wú)關(guān)的說(shuō)明原因,不要回答;
不強(qiáng)調(diào)任何客觀原因;
聽(tīng)不懂或一時(shí)回答不上來(lái)時(shí)可反問(wèn);
旁人可主動(dòng)協(xié)調(diào)回答;
回答問(wèn)題時(shí)盡可能表露自己的水平,審核員審核時(shí)更加慎重。
3、出示證據(jù)、證據(jù)一定要準(zhǔn)確;
提供最好的證據(jù);
盡可能不解釋;
不主動(dòng)出示任何證據(jù)。
4、末次會(huì)議、由審核組長(zhǎng)主持;
首次會(huì)議沒(méi)參加人盡可能不參加;
重申認(rèn)證范圍;
報(bào)告審核結(jié)果;
宣讀審核報(bào)告和審核結(jié)論;
對(duì)不同看法做解釋;
約定不符合項(xiàng)完成糾正的時(shí)間;
需要時(shí)請(qǐng)說(shuō)明采取的跟蹤方式;
確認(rèn)正視報(bào)告和證書(shū)送達(dá)時(shí)間;
最高管理者表態(tài)
五、各部門及人員準(zhǔn)備工作
1.熟悉公司管理方針,并能闡述其內(nèi)含。知道公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全目標(biāo)及本部門目標(biāo)。
2.各崗位對(duì)自己本職工作的要求應(yīng)熟悉并能清楚描述重要的過(guò)程、方法、參數(shù)、數(shù)據(jù),有關(guān)環(huán)境因素、危險(xiǎn)源及管理措施要求。
3.對(duì)審核員可能會(huì)問(wèn)到的問(wèn)題,資料應(yīng)事先準(zhǔn)備好,或隨身攜帶。確保所需的文件和資料可快速找到。
4.各部門對(duì)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行整理,保持清潔整齊。
5.各部門的不合格品、廢品、測(cè)試品等應(yīng)于認(rèn)證前一天全部清理,留在現(xiàn)場(chǎng)的只能是當(dāng)時(shí)的,不合格品的處理應(yīng)有記錄,可追溯形成閉環(huán)。
六、回答問(wèn)題的技巧
1、認(rèn)證審核當(dāng)天,公司會(huì)安排每組一位主陪審員確保審核順利。
陪審員不可代替被審核部門人員作答,更不可搶答問(wèn)題。
對(duì)審核中的每一作業(yè)項(xiàng)目,各部門需安排一個(gè)人主答。
作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)要安排班、組長(zhǎng)在場(chǎng)。
2.各部門在受審前首先簡(jiǎn)要介紹部門的大致情況,現(xiàn)場(chǎng)人員的姓名,職務(wù)。
3.有問(wèn)必答,答其所問(wèn)
先確定了解問(wèn)題后再回答,沒(méi)有了解清楚的問(wèn)題可向?qū)徍藛T請(qǐng)教。
4.能直接提供證據(jù)可不回答;
回答問(wèn)題的語(yǔ)言盡量簡(jiǎn)明;
盡可能多用標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言講話;
可以看文件、記錄回答問(wèn)題;
與自己無(wú)關(guān)的說(shuō)明原因,不要回答;不強(qiáng)調(diào)任何客觀原因;
5.審核員認(rèn)可所答的問(wèn)題后,不需要延伸,發(fā)展該問(wèn)題。
6.團(tuán)結(jié)一致,不要推卸責(zé)任,不要向?qū)徍私M抱怨對(duì)公司、對(duì)其他部門的不滿意見(jiàn)。
七、出示證據(jù)
1、證據(jù)一定要準(zhǔn)確;
出示的證據(jù)需為有效證據(jù)(正確版本的受控文件、技術(shù)資料、正確的質(zhì)量記錄等)。
2、各種記錄均應(yīng)加以簽名確認(rèn)。
任何修改或涂改要有簽名或蓋章。
表單記錄內(nèi)容的空白處要?jiǎng)澯洝?”。
電腦打印的質(zhì)量記錄,有打出姓名者,亦需簽名或蓋章。
記錄修改不能剪貼,不要用涂改帶/液涂改。
確保表單記錄的完整性,尤其是需要做持續(xù)追蹤的記錄。
涂改過(guò)多的記錄(多于三處以上)的應(yīng)予撤換,重寫。
審核時(shí)盡可能提供三個(gè)月內(nèi)的記錄,以便追蹤審核。
文件或記錄,禁用鉛筆書(shū)寫。
3、文件和記錄提交給審核員前經(jīng)過(guò)確認(rèn),避免有明顯的錯(cuò)誤和漏洞。
4、不主動(dòng)出示任何證據(jù)。不要提供與審核無(wú)關(guān)的資料,以免主動(dòng)暴露問(wèn)題。
5、提供最好的證據(jù);
八、其他事項(xiàng)
1、受審者在接受審核時(shí),保持良好的心態(tài),沉著冷靜、不要緊張、從容應(yīng)對(duì)。
2、應(yīng)切忌與審核員的沖突,避免強(qiáng)辯,明顯的錯(cuò)誤應(yīng)謙虛接受。
3、接待審核文明禮貌,有工作服著工作服,佩戴工號(hào)牌,體現(xiàn)公司的精神面貌。
4、審核工作應(yīng)予以配合。如到下班時(shí),審核未結(jié)束應(yīng)予配合。
5、審核員所提及之缺點(diǎn)或建議事項(xiàng)要隨時(shí)記下來(lái)(記清楚),盡量在審核后會(huì)議(總結(jié)會(huì))之前完成文件方面的糾正措施。
6、審核中發(fā)現(xiàn)的欠缺部分應(yīng)盡可能臨時(shí)完善。
7、對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,通常以“培訓(xùn)”和“糾正/預(yù)防措施實(shí)施表”方式處理,并以點(diǎn)帶面,而非只局部處理被發(fā)現(xiàn)的其中一個(gè)問(wèn)題。
8、多做不一定是符合審核要求,多做部分應(yīng)予說(shuō)明、規(guī)定。
9、審核開(kāi)始會(huì)議茶水等的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)的布置、參加人員安排。生產(chǎn)工作計(jì)劃適當(dāng)調(diào)整,使生產(chǎn)順暢。各部門會(huì)議室進(jìn)行整理,作審核辦公場(chǎng)所。
編輯:foodqm
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