管理評審是評審所建立和實(shí)施的管理體系的適宜性、充分性和有效性,由最高管理者或管理層中的其他成員主持,以評審會的形式進(jìn)行,通過對15項(xiàng)關(guān)鍵要素的總結(jié)分析,做出管理體系需要改進(jìn)、變更的決定和措施。要想使管理評審實(shí)現(xiàn)良好效果,需要把握住一些關(guān)鍵點(diǎn)。
(1)應(yīng)收集整理分析相關(guān)信息。管理評審輸入信息的內(nèi)容較多,需要按職責(zé)分工確定輸入信息收集和匯報(bào)的人員,收集整理分析輸入信息往往需要較長的時(shí)間,就應(yīng)給相關(guān)人員足夠的時(shí)間去準(zhǔn)備,通常需要一周至兩周時(shí)間,以確保信息收集全面、分析充分。
(2)提出有價(jià)值的建議。在對管理體系運(yùn)行信息充分分析的基礎(chǔ)上,應(yīng)肯定管理體系運(yùn)行適宜、充分和有效的方面,分析存在的不適宜、不充分、失效的方面。在此基礎(chǔ)上,匯報(bào)人員應(yīng)提出有價(jià)值的變更或改進(jìn)建議,這是管理評審會議成功的關(guān)鍵。
(3)擬定需要作出決定的事項(xiàng)。在會議之前,應(yīng)根據(jù)每個(gè)人員匯報(bào)中的建議,擬定好需要決定的事項(xiàng)或采取的措施,提交會議審議。需要決定的事項(xiàng)應(yīng)在會前擬定,盡量避免臨時(shí)決定,影響會議效果。
(4)應(yīng)做好會議輸出。管理評審會議后,應(yīng)就管理體系運(yùn)行中需要改進(jìn)和完善的措施作出決定。管理評審輸出可包含在管理評審報(bào)告中,也可單獨(dú)出具。輸出不是不符合工作,而是對重要事項(xiàng)的決定和措施,這些決定和措施是管理評審會議的重要成果。
(5)決定和措施的實(shí)施。這些決定和措施并不會像不符合工作那樣在短時(shí)間內(nèi)完成,有些會需要一個(gè)較長的過程,可將其融入下年度工作計(jì)劃,或?qū)iT制定計(jì)劃予以實(shí)施,最高管理者應(yīng)確保這些決定和措施得到落實(shí)。
實(shí)施一次較好的管理評審并非易事,如果沒有長年累月做好管理體系運(yùn)行的基礎(chǔ)性工作作為支撐,管理評審將陷入空洞或流于形式。