質(zhì)量管理離不開會議,甚至有些企業(yè)質(zhì)量管理人員每天至少召開2個以上的會議。質(zhì)量會議能否成功,主持人肩負重要責任。
您知道該如何主持會議嗎?想成功主持會議并不難,只需掌握以下五大技巧。
為了保證會議順利進行、圓滿成功,一般都安排專人主持,主持人大多都是領(lǐng)導干部。有效的主持能使會議前后連貫,層次分明,重點突出,提升會議的效果。那么,領(lǐng)導干部主持會議要注意些什么呢?
01、要簡明扼要,不要重復啰嗦
會議主持詞一般由導語、過渡語和結(jié)束語三部分組成。導語要直奔會議主題,簡介會議程序、與會對象和與會要求;過渡語要簡潔自然,銜接巧妙;結(jié)束語要曉暢明快,收縮有力。
大多數(shù)會議上,主持人的導語和過渡語處理得都較好,而結(jié)束語就顯得冗長拖沓了。主要有兩種不良傾向:
一是小結(jié)部分喜歡將幾個人講話中的大小標題簡單地羅列起來再重復一遍。二是提要求部分喜歡發(fā)表長篇大論,對如何貫徹是左一個明確意義,右一個落實措施,以此顯示自己的水平和對工作的重視。殊不知,這些做法不僅浪費了與會者的大好時光,還是對講話者和與會者的不尊重、不信任。
在小結(jié)部分,主持人應該將幾個講話人的主要觀點、典型經(jīng)驗進行概括提升,而不應該簡單重復;在提要求部分,只要將關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重點要求等講解清楚、強調(diào)到位就可以了。
02、要突出重點,不要輕描淡寫
主持會議時,與重復啰嗦相反的另一種傾向就是輕描淡寫。主持人往往只有“下面開始開會了”“下面請×××講話(發(fā)言)”“今天的會議就到此結(jié)束”等幾句簡單的話,其他內(nèi)容則一概不提。主持人還自認為這是辦事爽快、雷厲風行的體現(xiàn)。其實,這樣做并沒有盡到主持人的職責,是工作不負責任的表現(xiàn)。
要知道,會議主持人除了發(fā)揮穿針引線、承上啟下的作用外,在不同類型的會上還有著不同的作用:在學術(shù)研討會上,要起到提出觀點、引導討論的作用;在經(jīng)驗交流會上,要起到肯定做法、總結(jié)推廣的作用;在工作布置會上,要起到落實措施、提出要求的作用;在慶功表彰會上,要起到激勵先進、號召學習的作用。主持人只有將主持內(nèi)容與召開會議的目的有機結(jié)合起來,才能達到預期的效果,才是成功的主持。
03、要恰如其分,不要夸大其詞
抑或是為了表達對講話者的尊重,抑或是為了引起與會者的重視,抑或是為了表達要求與會者貫徹執(zhí)行的態(tài)度,在會議主持中我們會經(jīng)常聽到一些溢美之辭。普通干部在小型會議上的講話卻被主持人冠之以“重要講話”“重要指示”等美名,要求與會者“堅決貫徹執(zhí)行”,一般性發(fā)言也被定性為“有著十分重要的指導意義”“必將產(chǎn)生深遠的影響”。這樣表達言過其實,不僅會使與會者覺得肉麻、當事人覺得不自在,還有阿諛奉承之嫌。因此,在會議主持中,用詞要恰如其分。
要根據(jù)會議的級別、會議的類別、會議的規(guī)模、講話者的身份以及講話的內(nèi)容作出恰當?shù)脑u價,不得夸大其詞、任意拔高?蛇@樣表述:“講話很重要”“有一定的指導作用”“是今后一段時期的工作指南”“請認真貫徹執(zhí)行”,等等。否則,將會適得其反。
04、要擺正位置,不要錯位越位
會議主持的主要作用就是承上啟下、穿針引線,使會議成為一個有機的整體。一般來講,擔任會議主持人員的職位,既低于參加會議的最高領(lǐng)導,又高于與會對象(與主席臺就座的其他人員基本平級)。這樣一個特殊的角色,要求主持人的講話既要符合本次會議的身份,又要符合平時的身份。
一是作總結(jié)時要符合身份。在總結(jié)階段,要對下屬的講話、發(fā)言進行適度提升,表明自己處于上級的地位,有對基層指導工作的義務和權(quán)利;而對上級領(lǐng)導的講話則要盡量引用原話,重點強調(diào),表明貫徹領(lǐng)導講話精神的態(tài)度。
二是提要求時要符合身份。提要求時一般要采用命令式而不是商量式的語氣,這樣才有利于把工作落實到位。同時,要注意所提要求既不能與領(lǐng)導的講話精神相違背,又不能凌駕于領(lǐng)導之上。否則,就有錯位越位之嫌了。
05、要有效控制,不要聽之任之
為了保證會議的正常進行,一般的會議都要由文秘人員事先寫好主持詞。但是會議是現(xiàn)場進行的,文秘人員不可能預料到會議現(xiàn)場會發(fā)生什么樣的特殊情況,而把所有內(nèi)容都寫進主持詞。這就要求主持人不當“傳聲筒”而當“調(diào)控器”,要根據(jù)會議的類型和現(xiàn)場發(fā)生的情況,做出有效的控制,而不能照本宣科、聽之任之。
一要控制時間。我們經(jīng)常會遇到“拖會”的現(xiàn)象,這固然與事先安排不周、每個發(fā)言人沒有控制好時間有關(guān),但主要責任在主持人。與“拖會”相反,還有一種情況就是會議結(jié)束時間未到,而內(nèi)容已全部結(jié)束。遇到這兩種情況,主持人要隨機應變,根據(jù)現(xiàn)場情況做出相應的調(diào)整。如果時間不夠,或要求講話者壓縮講話內(nèi)容,或把大會發(fā)言改為書面交流,或精簡自己的主持內(nèi)容,以保證會議按時結(jié)束。如果時間多余,主持人可安排小組討論,消化講話內(nèi)容;可安排現(xiàn)場咨詢,解決疑難問題;可安排代表發(fā)言,談談如何貫徹。
二要控制氣氛。由于會議的類別不同,會議的氣氛也應該是不一樣的。因此,主持人不能用一個腔調(diào)主持會議,而應根據(jù)會議的類型變換語言和語氣。如主持小型座談會時要力求語言活潑、語氣輕松,努力為與會者暢所欲言營造寬松的氛圍;主持大型會議時則要力求語言樸實、語氣平緩,努力為大會營造莊重嚴肅的氣氛。
三要控制局面。在一些會議上,我們也會遇到這些情況,一些與會人員要么遲到早退,要么交頭接耳,要么接打手機,要么隨便走動,嚴重影響了會議的效果。對此,會議主持人員不能視而不見、置之不理,而應認真應對、及時處理,以保持會場的良好秩序。否則,就是失職。
會議主持看似無足輕重,實際上它關(guān)乎著會議能否順利進行,影響著會議的整體效果,同時也考量著主持人的語言表達能力和駕馭局面的能力。因此,學會主持會議是每個領(lǐng)導干部必須修煉的一項重要基本功。